Chai Academy mobil tətbiqi və CRM sistemi · Qüvvəyə minmə tarixi: 2026-10-01
1. Biz kimik
Chai Academy mobil tətbiqi və CRM sistemi (“Tətbiq”) Fərdi sahibkar Turkhay Mammadov
(VÖEN 3601420022; “Chai Academy”, “biz”), Əhməd Cəmil küç. 27, Bakı, Azərbaycan tərəfindən idarə olunur.
Tətbiq vasitəsilə emal edilən fərdi məlumatların mülkiyyətçisi və operatoru bizik.
Tətbiqdən iki cür istifadə olunur. Akademiyanın əməkdaşları (administratorlar, SMM,
qeydiyyatçılar, müəllimlər, test koordinatorları, könüllülər), tələbələr və valideynlər
üçün hesabları akademiyanın administratorları yaradır. Bundan əlavə, istənilən şəxs
Tətbiqdə özü qeydiyyatdan keçib HSK məşq testlərindən istifadə edə bilər — belə hesab
“öyrənən” hesabıdır və sonradan, akademiyaya qəbul olduqda, tələbə hesabına çevrilə bilər.
Həmçinin akademiyanın saytındakı karyera səhifəsində (chaiacademy.az/careers)
istənilən şəxs hesab yaratmadan vakansiyaya müraciət edə bilər.
3. Hansı məlumatları emal edirik
Hesab məlumatları: ad, soyad, istifadəçi adı, şifrə (yalnız geri qaytarılmayan hash şəklində saxlanılır), rol, e-poçt və telefon nömrəsi (könüllü), müəllimlər üçün Çincə ad.
Tələbə məlumatları: əlaqə məlumatları, valideyn və ya təcili əlaqə şəxsinin adı və telefonu, valideyn hesabı ilə əlaqə, kurs, səviyyə, ana dili, qruplar və müəllimlər, qəbul tarixləri, status, ödəniş planı, edilmiş ödənişlər və borc, akademiyanı haradan tapdığı, əməkdaşların qeydləri və şərhləri.
Təhsil qeydləri: davamiyyət, müəllimin qiymətləndirməsi və şərhləri, onlayn və kağız testlərin nəticələri və cavablar, akademiyanın şərt və qaydalarının qəbulu.
Müraciətlər və sınaq dərsləri: ad, telefon nömrəsi, WhatsApp-da əlçatanlıq, müraciət mənbəyi, maraqlandığı kurs, qeydlər, həmçinin əməkdaşların müraciətə əlavə etdiyi ekran şəkilləri və yazışma ixracları.
İş müraciətləri (namizədlər): ad və soyad, telefon nömrəsi, istəyə bağlı e-poçt ünvanı və özünüz haqqında qeyd, yüklədiyiniz CV faylı və onun məzmunu, hansı vakansiyaya və nə vaxt müraciət etdiyiniz, həmçinin əməkdaşların müraciətə verdiyi status və daxili qeydlər. Spamın qarşısını almaq üçün IP ünvanınız serverin yaddaşında 15 dəqiqəyə qədər saxlanılır və verilənlər bazasına yazılmır. Xahiş edirik, CV-də iş üçün lazım olmayan həssas məlumatları (sağlamlıq, din, siyasi baxışlar və s.) qeyd etməyin.
Əməkdaş məlumatları: məşğulluq növü, maaş və ya gəlir faizi, maaş günü, iş günləri və saatları; tapşırıqlar, sorğular və qeydlər.
Mesajlar və fayllar: Tətbiqin çatında, tapşırıqlarda və müraciətlərdə göndərdiyiniz mətn, şəkil, video, səsli mesaj və sənədlər, göndərilmə vaxtı və oxunma statusu.
Ödəniş qeydləri: məbləğ, tarix, üsul, qeyd və qəbz şəkli. Tətbiq ödəniş qəbul etmir və kart məlumatlarını emal etmir.
Özünüz qeydiyyatdan keçdikdə: ad, soyad, e-poçt ünvanı və şifrə (yalnız hash şəklində), istəyə bağlı telefon nömrəsi, e-poçtu təsdiqləmək üçün göndərilən kod, həmçinin qeydiyyat zamanı verdiyiniz cavablar — bizi haradan tapdığınız, öyrənmə məqsədiniz, səviyyəniz, yaş qrupunuz və təhsil/iş vəziyyətiniz — və marketinq bildirişlərinə razılığınız (könüllü) ilə seçdiyiniz dil.
Məşq nəticələri: həll etdiyiniz məşq testləri, verdiyiniz cavablar, nəticə və tarix.
Bildiriş identifikatoru: telefonunuza bildiriş göndərə bilməyimiz üçün Firebase (Google) tərəfindən verilən token və cihazın platforması (iOS və ya Android). Token hesabınıza bağlanır və hesabdan çıxdıqda serverimizdən silinir.
Biz toplamırıq: məkan, telefonunuzdakı kontaktlar, cihaz identifikatorları, reklam
identifikatoru və ya istifadə analitikası. Tətbiqdə reklam, üçüncü tərəf analitika və izləmə
alətləri yoxdur. Fərdi məlumatları satmırıq və reklam üçün istifadə etmirik.
4. Cihaz icazələri
Mikrofon — yalnız səsli mesaj yazmaq üçün düyməni basıb saxladığınız zaman.
Kamera və qalereya — yalnız göndərmək üçün şəkil və ya video çəkdiyiniz və ya seçdiyiniz zaman.
Fayllar — yalnız göndərmək üçün seçdiyiniz fayl.
Bildirişlər — yeni mesaj və xəbərdarlıqları telefonunuzda görmək üçün. İcazə verməsəniz də Tətbiq işləyir; bildirişləri istənilən vaxt cihazın parametrlərindən söndürə bilərsiniz.
Səsli mesajlar və yüklənmiş fayllar cihazınızda Tətbiqin müvəqqəti keşində saxlanılır və
əməliyyat sistemi tərəfindən silinə bilər. Cihazda Tətbiq mövzu (açıq/tünd) və dil seçiminizi,
həmçinin hər dəfə yenidən daxil olmamağınız üçün giriş açarını (token) və əsas profil
məlumatlarınızı cihazın təhlükəsiz yaddaşında (iOS-da Keychain, Android-də şifrələnmiş
yaddaş) saxlayır. Bunlar hesabdan çıxdıqda və ya girişin müddəti bitdikdə silinir.
5. Məlumatlardan nə üçün istifadə edirik
Akademiyanın işini təşkil etmək üçün: qəbul, cədvəl, davamiyyət, testlər, ödənişlər və əməkdaşlar, tələbələr və valideynlər arasında ünsiyyət (təhsil və ya əmək müqaviləsinin icrası).
Əməkdaşların işini və əmək haqqını idarə etmək üçün (əmək müqaviləsi və qanuni öhdəliklər).
Şəxsin öz istəyi ilə etdiyi müraciətə cavab vermək üçün (müqavilədən əvvəlki addımlar və ya razılıq).
Vakansiyaya müraciətinizə baxmaq, namizədliyinizi qiymətləndirmək və sizinlə əlaqə saxlamaq üçün (sizin istəyinizlə müqavilədən əvvəlki addımlar və müraciət formasında verdiyiniz razılıq).
Qanunla tələb olunan uçot və hesabatları aparmaq üçün (məsələn, mühasibat və vergi).
Özünüz qeydiyyatdan keçdikdə məşq testlərini təqdim etmək və nəticələrinizi saxlamaq üçün (müqavilənin icrası).
Razılıq vermisinizsə, kurslar və yeniliklər barədə məlumat göndərmək üçün — razılığı istənilən vaxt geri götürə bilərsiniz (razılıq).
Sistemin təhlükəsizliyini qorumaq və sui-istifadənin qarşısını almaq üçün (qanuni maraq).
6. Məlumatlarınızı kim görə bilər
Akademiya daxilində giriş rola görə müəyyən edilir. Tələbələr öz profilini,
cədvəlini, testlərini və şərtlərini görür; valideynlər övladının məlumatlarını görür; müəllimlər
öz qruplarını və tələbələrini görür; administratorlar və müvafiq icazə verilmiş əməkdaşlar idarə
etdikləri qeydləri görür. Keyfiyyət və təhlükəsizlik məqsədilə administratorlar sinif qrup
çatlarına baxa bilər. Şəxsi (birbaşa) mesajları yalnız onun iştirakçıları görür. İş
müraciətlərini və CV-ləri yalnız administratorlar və işə qəbul üçün xüsusi icazə verilmiş
əməkdaşlar görür.
Bizim adımızdan məlumat emal edən xidmət təminatçıları:
Hostinq təminatçısı — tətbiq serveri və verilənlər bazası.
Amazon Web Services (AB, Stokholm regionu) — faylların, şəkillərin, səsli mesajların, qəbzlərin və CV-lərin saxlanması.
Google (Firebase Cloud Messaging) — bildirişlərin telefonunuza çatdırılması. Bildirişin qısa mətni (məsələn, göndərənin adı və mesajın əvvəli) və hansı söhbətə aid olduğu ötürülür.
Telegram — akademiyanın bağlı əməkdaş qrupuna daxili bildirişlər (məsələn, yeni müraciətin adı, mənbəyi və kursu; tapşırıq adları və icraçıları).
Qanunun tələb etdiyi hallarda və ya hüquqların və təhlükəsizliyin qorunması üçün məlumatları
səlahiyyətli orqanlara açıqlaya bilərik.
7. Məlumatların xaricə ötürülməsi
Bəzi xidmət təminatçıları məlumatları Azərbaycandan kənarda saxlayır (məsələn, Avropa
İttifaqında AWS, Telegram). Yalnız müvafiq qoruma tədbirləri tətbiq edən təminatçılardan
istifadə edirik.
8. Saxlama müddəti
Məlumatları hesabınız və ya akademiya ilə əlaqəniz aktiv olduğu müddətdə saxlayırıq. Bundan
sonra qanuni öhdəliklərimizi yerinə yetirmək (məsələn, ödəniş qeydlərinin mühasibat və vergi
müddətləri ərzində saxlanması) və ya mübahisələri həll etmək üçün lazım olmayan məlumatları
silirik və ya anonimləşdiririk. Qəbulla nəticələnməyən müraciətlər sorğu əsasında silinir.
İşə qəbul edilməyən namizədlərin məlumatları və CV-ləri müraciət tarixindən 12 ay sonra
avtomatik silinir — bu müddətdə sizi yeni vakansiyalar üçün də nəzərə ala bilərik. Daha tez
silinməsini istəyirsinizsə, [email protected]
ünvanına yazın. İşə qəbul olunduqda müraciətiniz əməkdaş sənədlərinizin bir hissəsi kimi saxlanılır.
9. Təhlükəsizlik
Bütün əlaqə şifrələnmiş kanalla (HTTPS) aparılır, şifrələr hash şəklində saxlanılır, giriş
rollara görə məhdudlaşdırılır və sessiyalar 24 saatdan sonra başa çatır. Heç bir sistem tam
təhlükəsiz deyil, lakin məlumatlarınızı qorumaq üçün ağlabatan texniki və təşkilati tədbirlər
görürük.
10. Uşaqlar
Tələbələrimizin bir qismi 18 yaşdan kiçikdir, o cümlədən uşaqlardır. Tələbə hesabları
akademiya tərəfindən valideyn və ya qanuni nümayəndə ilə razılaşdırılmış qəbul çərçivəsində
yaradılır; valideyn övladının təhsilini izləmək üçün ayrıca valideyn hesabı ala bilər. Yalnız
təhsil və idarəetmə üçün lazım olan məlumatları toplayırıq. Valideynlər övladı adından
aşağıdakı hüquqlardan istifadə edə bilər.
11. Hüquqlarınız
“Fərdi məlumatlar haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq siz:
haqqınızda emal edilən məlumatlar barədə məlumat almaq və onlarla tanış olmaq;
yanlış məlumatların düzəldilməsini tələb etmək (ad, e-poçt və telefonu Tətbiqin Tənzimləmələr bölməsində özünüz dəyişə bilərsiniz);
məlumatların silinməsini və ya emalın məhdudlaşdırılmasını tələb etmək;
razılığa əsaslanan emal üçün razılığınızı geri götürmək;
səlahiyyətli dövlət orqanına şikayət etmək hüququna maliksiniz.
Hesabınızı Tətbiqdə özünüz silə bilərsiniz: Tənzimləmələr → Hesabın və məlumatların
silinməsi. Təsdiqlədikdən sonra silinmə dərhal baş verir və geri qaytarılmır.
Silinənlər: hesab, profil və əlaqə məlumatları, davamiyyət, test və məşq nəticələri, qeydlər və şərhlər, bildiriş açarı.
Qrup çatlarındakı mesajlar: göndərdiyiniz mesajlar digər iştirakçılar üçün qalır, lakin hesab anonimləşdirilir — mesajlar artıq adınızla əlaqələndirilmir.
Saxlananlar: qanunla saxlanılması tələb olunan ödəniş qeydləri və sənədlər — yalnız qanuni müddət ərzində.
Tətbiqə daxil ola bilmirsinizsə, [email protected]
ünvanına “Hesabımın silinməsi” mövzusu ilə yazın və ya akademiyanın administratoruna müraciət
edin; şəxsiyyətinizi təsdiqlədikdən sonra sorğunu 30 gün ərzində icra edirik. Valideyn övladı
adından müraciət edə bilər. Akademiyanın son administrator hesabı silinə bilməz — əvvəlcə başqa
administrator təyin edilməlidir.
13. Dəyişikliklər
Bu siyasəti yeniləyə bilərik. Yenilənmiş versiya bu səhifədə yeni tarixlə dərc olunur; mühüm
dəyişikliklər barədə Tətbiqdə məlumat veririk.
14. Əlaqə
Fərdi sahibkar Turkhay Mammadov (Chai Academy), VÖEN 3601420022
Əhməd Cəmil küç. 27, Bakı, Azərbaycan [email protected] · +994 70 922 43 22
Политика конфиденциальности
Мобильное приложение и CRM-система Chai Academy · Дата вступления в силу: 2026-10-01
1. Кто мы
Мобильным приложением и CRM-системой Chai Academy («Приложение») управляет индивидуальный
предприниматель Turkhay Mammadov (ИНН/VÖEN 3601420022; «Chai Academy», «мы»), Əhməd Cəmil küç. 27, Баку,
Азербайджан. Мы являемся владельцем и оператором персональных данных, обрабатываемых через
Приложение.
Приложением пользуются двумя способами. Для сотрудников академии (администраторы, SMM,
регистраторы, преподаватели, координаторы тестов, волонтёры), студентов и родителей учётные
записи создают администраторы академии. Кроме того, любой человек может зарегистрироваться
в Приложении сам и пользоваться тренировочными тестами HSK — такая учётная запись
называется «обучающийся» и позже, при зачислении в академию, может стать студенческой.
Также на странице карьеры на сайте академии (chaiacademy.az/careers)
любой человек может откликнуться на вакансию без создания учётной записи.
3. Какие данные мы обрабатываем
Данные учётной записи: имя, фамилия, имя пользователя, пароль (хранится только в виде необратимого хеша), роль, адрес электронной почты и номер телефона (по желанию), китайское имя для преподавателей.
Данные студента: контактные данные, имя и телефон родителя или контактного лица на случай необходимости, связь с родительской учётной записью, курс, уровень, родной язык, группы и преподаватели, даты зачисления, статус, план оплаты, внесённые платежи и задолженность, откуда студент узнал об академии, заметки и комментарии сотрудников.
Учебные записи: посещаемость, оценки и комментарии преподавателя, результаты и ответы онлайн- и бумажных тестов, принятие правил и условий академии.
Обращения и пробные уроки: имя, номер телефона, доступность в WhatsApp, источник обращения, интересующий курс, заметки, а также снимки экрана и выгрузки переписки, которые сотрудники прикрепляют к обращению.
Отклики на вакансии (кандидаты): имя и фамилия, номер телефона, по желанию адрес электронной почты и сообщение о себе, загруженный файл резюме и его содержание, на какую вакансию и когда вы откликнулись, а также статус и внутренние заметки, которые сотрудники добавляют к отклику. Для защиты от спама ваш IP-адрес хранится в памяти сервера до 15 минут и не записывается в базу данных. Пожалуйста, не указывайте в резюме чувствительные данные, не нужные для работы (здоровье, религия, политические взгляды и т. п.).
Данные сотрудников: тип занятости, зарплата или процент от дохода, день выплаты, рабочие дни и часы; задачи, запросы и личные заметки.
Сообщения и файлы: текст, фотографии, видео, голосовые сообщения и документы, отправленные в чате Приложения, в задачах и обращениях, а также время отправки и статус прочтения.
Записи о платежах: сумма, дата, способ, примечание и изображение квитанции. Приложение не принимает платежи и не обрабатывает данные банковских карт.
При самостоятельной регистрации: имя, фамилия, адрес электронной почты и пароль (только в виде хеша), по желанию номер телефона, код для подтверждения почты, а также ответы, которые вы даёте при регистрации — откуда вы о нас узнали, цель обучения, уровень, возрастная группа и учебная либо рабочая ситуация — согласие на маркетинговые сообщения (по желанию) и выбранный язык.
Результаты тренировок: пройденные тренировочные тесты, ваши ответы, результат и дата.
Идентификатор уведомлений: токен, выданный Firebase (Google), и платформа устройства (iOS или Android) — чтобы мы могли отправлять уведомления на ваш телефон. Токен привязан к вашей учётной записи и удаляется с нашего сервера при выходе из неё.
Мы не собираем: местоположение, контакты из вашего телефона, идентификаторы устройства,
рекламный идентификатор или аналитику использования. В Приложении нет рекламы, сторонней
аналитики и инструментов отслеживания. Мы не продаём персональные данные и не используем их
для рекламы.
4. Разрешения устройства
Микрофон — только пока вы удерживаете кнопку записи голосового сообщения.
Камера и галерея — только когда вы снимаете или выбираете фото либо видео для отправки.
Файлы — только тот файл, который вы выбрали для отправки.
Уведомления — чтобы новые сообщения и оповещения появлялись на телефоне. Без этого разрешения Приложение тоже работает, а уведомления можно в любой момент отключить в настройках устройства.
Голосовые сообщения и загруженные вложения хранятся во временном кеше Приложения на вашем
устройстве, и операционная система может их удалить. На устройстве Приложение хранит выбор темы
(светлая/тёмная) и языка, а также — чтобы вам не приходилось входить каждый раз — токен входа и
основные данные профиля в защищённом хранилище устройства (Keychain в iOS, зашифрованное
хранилище в Android). Они удаляются при выходе из учётной записи или по истечении срока входа.
5. Зачем мы используем данные
Для работы академии: зачисление, расписание, посещаемость, тесты, платежи и общение между сотрудниками, студентами и родителями (исполнение договора об обучении или трудового договора).
Для организации работы сотрудников и выплаты вознаграждения (трудовой договор и требования закона).
Для ответа на обращение, сделанное самим человеком (действия до заключения договора или согласие).
Чтобы рассмотреть ваш отклик на вакансию, оценить кандидатуру и связаться с вами (действия до заключения договора по вашей инициативе и согласие, данное в форме отклика).
Для ведения учёта, которого требует закон, например бухгалтерского и налогового.
Чтобы предоставить тренировочные тесты и сохранять ваши результаты, если вы зарегистрировались самостоятельно (исполнение договора).
Чтобы сообщать о курсах и новостях, если вы дали согласие — его можно отозвать в любой момент (согласие).
Для защиты системы и предотвращения злоупотреблений (законный интерес).
6. Кто видит ваши данные
Внутри академии доступ зависит от роли. Студенты видят свой профиль,
расписание, тесты и условия; родители — данные своего ребёнка; преподаватели — свои группы и
студентов; администраторы и сотрудники с соответствующим доступом — записи, которыми они
управляют. Для контроля качества и безопасности администраторы могут просматривать групповые
чаты классов. Личные сообщения видны только их участникам. Отклики на вакансии и резюме
видят только администраторы и сотрудники, которым специально выдан доступ к найму.
Поставщики услуг, обрабатывающие данные по нашему поручению:
Хостинг-провайдер — сервер приложения и база данных.
Amazon Web Services (ЕС, регион Стокгольм) — хранение файлов, фотографий, голосовых сообщений, квитанций и резюме.
Google (Firebase Cloud Messaging) — доставка уведомлений на ваш телефон. Передаются краткий текст уведомления (например, имя отправителя и начало сообщения) и то, к какой переписке оно относится.
Telegram — внутренние уведомления в закрытую группу сотрудников академии (например, имя, источник и курс нового обращения; названия задач и исполнители).
Мы можем раскрыть данные уполномоченным органам, если этого требует закон, а также для защиты
прав и безопасности.
7. Передача данных за пределы страны
Некоторые поставщики услуг хранят данные за пределами Азербайджана (например, AWS в Европейском
союзе и Telegram). Мы пользуемся только теми поставщиками, которые применяют надлежащие меры
защиты.
8. Сроки хранения
Мы храним данные, пока действует ваша учётная запись или ваша связь с академией. После этого мы
удаляем или обезличиваем данные, если они не нужны для исполнения требований закона (например,
хранение записей о платежах в течение бухгалтерских и налоговых сроков) или для разрешения
споров. Обращения, не приведшие к зачислению, удаляются по запросу.
Данные и резюме кандидатов, которых не приняли на работу, автоматически удаляются через
12 месяцев после отклика — в течение этого срока мы можем рассмотреть вас и на новые
вакансии. Чтобы удалить их раньше, напишите на [email protected].
Если вас приняли на работу, отклик хранится в составе ваших документов сотрудника.
9. Безопасность
Весь обмен данными идёт по защищённому соединению (HTTPS), пароли хранятся в виде хешей, доступ
ограничен ролями, а сеансы истекают через 24 часа. Полностью безопасных систем не бывает, но мы
принимаем разумные технические и организационные меры для защиты ваших данных.
10. Дети
Часть наших студентов младше 18 лет, в том числе дети. Учётные записи студентов создаёт академия
в рамках зачисления, согласованного с родителем или законным представителем, который также может
получить отдельную родительскую учётную запись, чтобы следить за учёбой ребёнка. Мы собираем
только те данные, которые нужны для обучения и администрирования. Родители могут пользоваться
перечисленными ниже правами от имени ребёнка.
11. Ваши права
В соответствии с Законом Азербайджанской Республики «О персональных данных» вы вправе:
получать информацию об обрабатываемых данных и знакомиться с ними;
требовать исправления неточных данных (имя, адрес электронной почты и телефон вы можете изменить сами в разделе Tənzimləmələr — «Настройки» — в Приложении);
требовать удаления данных или ограничения их обработки;
отозвать согласие, если обработка основана на согласии;
подать жалобу в уполномоченный государственный орган.
Вы можете удалить учётную запись сами, в Приложении: Tənzimləmələr → Hesabın və
məlumatların silinməsi («Настройки → Удаление учётной записи и данных»). После
подтверждения удаление происходит сразу и необратимо.
Удаляется: учётная запись, профиль и контактные данные, посещаемость, результаты тестов и тренировок, заметки и комментарии, токен уведомлений.
Сообщения в групповых чатах: отправленные вами сообщения остаются у других участников, но учётная запись обезличивается — сообщения больше не связаны с вашим именем.
Сохраняется: записи о платежах и документы, которые мы обязаны хранить по закону, — только в течение установленного законом срока.
Если вы не можете войти в Приложение, напишите на [email protected]
с темой «Удаление учётной записи» или обратитесь к администратору академии; после
подтверждения личности мы выполняем запрос в течение 30 дней. Родитель может подать запрос
от имени ребёнка. Последнюю учётную запись администратора удалить нельзя — сначала нужно
назначить другого администратора.
13. Изменения
Мы можем обновлять эту политику. Обновлённая версия публикуется на этой странице с новой датой, а
о существенных изменениях мы сообщаем в Приложении.
Chai Academy mobile app and CRM system · Effective date: 2026-10-01
1. Who we are
The Chai Academy mobile app and CRM system (“the App”) is operated by Turkhay Mammadov,
individual entrepreneur trading as Chai Academy (VÖEN 3601420022; “Chai Academy”, “we”), Əhməd Cəmil küç. 27,
Baku, Azerbaijan. We are the controller of the personal data processed through the App.
The App is used in two ways. For the academy's staff (administrators, marketing, registrars,
teachers, test coordinators, volunteers), students and parents, accounts are created by the
academy's administrators. Anyone else may also sign up in the App themselves and use the HSK
practice tests — such an account is a “learner” account, and can later become a student
account if the person enrols with the academy. In addition, anyone can apply for a vacancy on
the careers page of the academy's website (chaiacademy.az/careers)
without creating an account.
3. What data we process
Account data: first and last name, username, password (stored only as a one-way hash), role, email address and phone number (optional), and a Chinese name for teachers.
Student data: contact details, the name and phone number of a parent or emergency contact, a link to a parent account, course, level, native language, groups and teachers, enrolment dates, status, tuition plan, payments made and amounts owed, how the student heard about us, and notes and comments written by staff.
Learning records: attendance, teachers' performance marks and comments, results of and answers to online and paper tests, and acceptance of the academy's terms and rules.
Enquiries and trial lessons: name, phone number, whether reachable on WhatsApp, source of the enquiry, course of interest, notes, and screenshots or chat exports that staff attach to an enquiry.
Job applications (candidates): first and last name, phone number, an optional email address and note about yourself, the CV file you upload and its contents, which vacancy you applied for and when, and the status and internal notes staff add to your application. To prevent spam, your IP address is held in the server's memory for up to 15 minutes and is not written to our database. Please do not include sensitive information in your CV that the job does not need (such as health, religion or political views).
Staff data: employment type, salary or revenue share, pay day, working days and hours; tasks, requests and to-dos.
Messages and files: text, photos, videos, voice notes and documents you send in the App's chat, tasks or enquiries, with the time sent and read status.
Payment records: amount, date, method, note and receipt image. The App does not take payments and does not process card details.
When you sign up yourself: first and last name, email address and password (stored only as a hash), an optional phone number, the code we email to confirm your address, and the answers you give while signing up — how you heard about us, your learning goal, your level, your age band and whether you study or work — along with your consent to marketing messages (optional) and the language you chose.
Practice results: the practice tests you take, the answers you give, the score and the date.
Notification token: an identifier issued by Firebase (Google) and your device's platform (iOS or Android), so that we can send notifications to your phone. It is linked to your account and deleted from our server when you sign out.
We do not collect your location, the contacts on your phone, device identifiers, advertising ID
or usage analytics. The App contains no advertising and no third-party analytics or tracking
tools. We do not sell personal data or use it for advertising.
4. Device permissions
Microphone — only while you hold the button to record a voice note.
Camera and photo library — only when you choose to take or pick a photo or video to send.
Files — only the file you pick to send.
Notifications — so new messages and alerts reach your phone. The App works without this permission, and you can turn notifications off at any time in your device's settings.
Voice notes and downloaded attachments are kept in the App's temporary cache on your device,
which the operating system may clear. On the device the App stores your theme and language
preferences and, so that you stay signed in, your sign-in token and basic profile in the
device's secure storage (Keychain on iOS, encrypted storage on Android). These are removed when
you sign out or your sign-in expires.
5. Why we use data
To run the academy: enrolment, timetable, attendance, tests, payments, and communication between staff, students and parents (performance of the enrolment or employment contract).
To manage staff work and pay (employment contract and legal obligations).
To follow up on an enquiry a person has made (pre-contractual steps or consent).
To review your job application, assess your candidacy and contact you about it (pre-contractual steps at your request, and the consent you give on the application form).
To keep records required by law, such as accounting and tax records.
To provide the practice tests and keep your results, if you signed up yourself (performance of a contract).
To tell you about courses and news where you have consented — you can withdraw that consent at any time (consent).
To keep the system secure and prevent misuse (legitimate interests).
6. Who can see your data
Within the academy, access depends on role. Students see their own profile,
timetable, tests and terms; parents see their child's information; teachers see their groups and
students; administrators and staff granted access see the records they manage. Administrators can
view class group chats for quality and safeguarding purposes. Direct messages are visible only to
their participants. Job applications and CVs are visible only to administrators and staff
specifically given access to hiring.
Service providers processing data on our behalf:
Our hosting provider — application server and database.
Amazon Web Services (EU, Stockholm region) — storage of files, photos, voice notes, receipts and CVs.
Google (Firebase Cloud Messaging) — delivering notifications to your phone. This carries the notification's short text (for example, the sender's name and the start of a message) and which conversation it belongs to.
Telegram — internal notifications to the academy's private staff group (for example, the name, source and course of a new enquiry; task titles and assignees).
We may disclose data to competent authorities where the law requires it, or to protect rights and safety.
7. International transfers
Some providers store data outside Azerbaijan (for example AWS in the European Union, and
Telegram). We only use providers that apply appropriate safeguards.
8. Retention
We keep data while your account or your relationship with the academy is active. Afterwards we
delete or anonymise it, unless we need to keep it to meet legal obligations (for example, keeping
payment records for accounting and tax periods) or to resolve disputes. Enquiries that do not lead
to enrolment are deleted on request.
The details and CVs of candidates who are not hired are deleted automatically 12 months after
they apply — during that time we may also consider you for new openings. To have them deleted
sooner, write to [email protected]. If you are
hired, your application is kept as part of your staff records.
9. Security
All communication uses encrypted connections (HTTPS), passwords are stored as hashes, access is
restricted by role, and sessions expire after 24 hours. No system is completely secure, but we
take reasonable technical and organisational measures to protect your data.
10. Children
Some of our students are under 18, including children. Student accounts are created by the academy
as part of an enrolment agreed with a parent or legal guardian, who may also receive a parent
account to follow the child's progress. We collect only what is needed for teaching and
administration. Parents may exercise the rights below on their child's behalf.
11. Your rights
Under the Law of the Republic of Azerbaijan “On Personal Data” you have the right to:
be informed about and access the data we process about you;
have inaccurate data corrected (you can change your name, email and phone yourself in the App's Tənzimləmələr — Settings — section);
request deletion of your data or restriction of its processing;
withdraw consent where processing is based on consent;
You can delete your account yourself, in the App: Tənzimləmələr → Hesabın və məlumatların
silinməsi (Settings → Deleting your account and data). Once you confirm, deletion happens
immediately and cannot be undone.
Deleted: your account, profile and contact details, attendance, test and practice results, notes and comments, and your notification token.
Messages in group chats: messages you sent stay with the other participants, but the account is anonymised — they are no longer linked to your name.
Retained: payment records and documents we are legally required to keep, only for the legally required period.
If you cannot sign in, email [email protected]
with the subject “Delete my account”, or ask an academy administrator; after confirming your
identity we carry out the request within 30 days. A parent may request deletion on their
child's behalf. The academy's last administrator account cannot be deleted — another
administrator has to be appointed first.
13. Changes
We may update this policy. The updated version will be published on this page with a new date, and
we will tell you about significant changes in the App.
